arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

קידום מטרות המשרד תוך שמירה על מנהל תקין, שיוויון, שקיפות ותחרות

officesLogos_0012_Layer-3.png

אהרון עבאדי

חשב בכיר

רשות האכיפה והגבייה

10 שנים

משך עיסוק בתחום

תחום

חשבות

%D7%A9%D7%9E%D7%A2%D7%95%D7%9F%20%D7%A2%

שמעון עודד כהן

חשבונאי ראשי ומבקר כספים

הצוות שלנו

%D7%95%D7%A8%D7%93%20%D7%9E%D7%A8%D7%93%

ורד מרדכי

מנהלת תחום שכר

%D7%A0%D7%90%D7%95%D7%94%20%D7%A6%D7%A0%

נאווה צנעני

מנהלת תחום תשלומים

%D7%A9%D7%9E%D7%A2%D7%95%D7%9F%20%D7%A2%

שמעון עודד כהן

חשבונאי ראשי ומבקר כספים

%D7%94%D7%99%D7%9C%D7%94%20%D7%A8%D7%91%

הילה רבני אמיר

מנהלת תחום התקשרויות ופיקוח תקציבי

%D7%A9%D7%A8%D7%95%D7%9F%20%D7%A2%D7%95%

שרון עוזר

מנהלת אגף כספים ארצי

quoteDark_2x_edited.png

פירגנו לנו על...

המקצועיות, האדיבות, ועל תחושת השותפות למטרה

quoteDark_2x_edited.png

גאים במיוחד ב...

צוות העובדים, במקצועיות, ובאיכות השירות

שירות טוב ומסור – חשוב להעניק שירות קשוב ומסור ככל הניתן. המשמעות היא לענות בזמן, לענות באופן מקצועי ולהתייחס בכבוד לזולת. זאת, מתוך ההבנה כי ללקוחות מגיע הטיפול והשירות הטובים ביותר.

1

היכרות עם ליבת העיסוק של המשרד – חשוב להכיר את המשרד על אגפיו השונים, ולהכיר את הפעילות המרכזית שלו. הבנה מעמיקה של פעילות הליבה של המשרד וממשקיו מאפשרת לתת שירות מקצועי המתחשב בכלל האלמנטים המעורבים. 

2

קיום ישיבות פרטניות וישיבות צוות – בדרך זו כלל המנהלים יכולים להישאר בקיאים ומעודכנים בהתפתחות היחידה ולבסס תקשורת טובה עם העובדים. 

להשקיע בהתפתחות מקצועית – יציאה לימי עיון והכשרות בתחומים המקצועיים הרלוונטיים. זאת במטרה לתת לעובדים את כל הכלים המאפשרים מתן שירות טוב ומקצועי.  

הטמעת תרבות מדידה – ישנה חשיבות רבה לביצוע מדידות של תהליכים ביחידות כדי לזהות את נקודות התורפה ומגמות היכולות להוביל לשירות יותר טוב. 

3

4

5

טיפים של מצטיינים

  • מסירות ומוטיבציה פנימית – חברי הצוות בעלי מוטיבציה גבוהה, מסורים לעבודתם ויוזמים פרויקטים לשיפור וייעול השירות. כמו כן, לעובדי היחידה יש חיבור חזק למטרות הארגון והגשמתן. 

  • מקצועיות והתמקצעות – לכל מנהל היכרות מעמיקה עם תחומו. התמקצעות זו הינה תוצר של חלוקת התחומים הברורה בין המנהלים, עצמאותם הניהולית, וההקפדה על שיתוף פעולה ועדכונים שוטפים בינם לבין עצמם ומול החשב. 

  • גיבוי צוותי והתמקצעות בתחומים נוספים – ביחידה מקפידים שיהיה גיבוי מקצועי למקרה שבו מנהל אחר נעדר. זאת, במטרה להימנע מפגיעה בתהליכי עבודה וקטיעת רצף השירות. 

  • סקרנות ולמידה – למידה והעמקה בתחומים מקצועיים כגון ניהול סיכונים, והבנה מעמיקה של פעילות הליבה של המשרד וממשקיו – כל אלו מאפשרים מתן שירות מקצועי וראוי.

  • חיבור לשטח – ישנם מנהלים בחשבות המבצעים באופן תדיר ביקורים בלשכות השונות, במסגרתם הם מקשיבים באופן שוטף ופרטני לשאלות ולקשיים של עובדי המשרד בנושא תהליכי העבודה מול התחומים השונים (כגון תחום השכר ותחום ניהול כספים). ביקורים אלו ממוסדים בתוכניות העבודה ומנוצלים להעברת הדרכות וביקורות ביחד עם הצוותים (לדוגמה, הדרכה של מנהלי הכספים בלשכות ההוצאה לפועל). אופן תקשורת זה מאפשר ליחידה לספק הבהרות לעובדי המשרד, לטפח שיתופי פעולה ואף לאתר תהליכים שדורשים שיפור או הדרכה. 

מה הופך צוות למצטיין?

  • פיתוח וקידום יוזמות – מגוון רחב של יוזמות אותן מוביל אגף החשבות מהוות חלק בלתי נפרד מתהליכי ייעול ושיפור השירות. יוזמות אלה עולות במסגרות שונות, כמו פגישות פרטניות, ישיבות עם צוות הניהול במסגרת תכנית העבודה וישיבות עם כלל עובדי החשבות. דוגמאות: 

    • ממשק עיקולי שכר – מאפשר לפשט תהליך שבעבר נעשה באופן ידני, כך שהיה איטי ועמוס בירוקרטיה. פיתוח ממשק זה נעשה בשיתוף אגף מערכות מידע.

    • סקר סיכונים במערכות ההוצאה לפועל – מערכת עם היקף פעילות נרחב, בה קיימת חשיבות גבוהה למזעור סיכונים (כגון צ'קים כפולים והרשאות סותרות). כחלק מהתהליך ביצעו מיפוי של כלל הפעילות, זיהו את הסיכונים הקיימים ופעלו למזעורם.

    • מערכת תהל – מסייעת בבדיקת תקינותן של ההפרשות הסוציאליות; מאפשרת לוודא כי הן מועברות בזמן, לקופה המתאימה, וכי האחוזים נכונים. יוזמה זו עלתה בעקבות ביקורים של מנהלת תחום השכר בשטח.

    • קופות קטנות; מעבר לשימוש בכרטיסי אשראי – יוזמה המשלבת הוראות תכ"ם ונמצאת בשלבי ביצוע. יוזמה זו כוללת תהליך הדרגתי של מעבר לכרטיסי אשראי נטענים עם מסגרת, שאמורים להקל על התפעול של קופות קטנות ועל המעקב אחר הוצאות אלה. 

    • הפקדת המחאות באופן דיגיטלי – בכל חודש מתקבלות מאות המחאות בלשכות השונות. כדי לקצר ולייעל את תהליך קליטת ההמחאות למערכת והפקדתן בבנק, בימים אלו עובדים על הטמעת פתרון טכנולוגי, בשיתוף עם אגף מערכות מידע. פתרון זה כולל שימוש בקורא וסורק המחאות, שבשלב הראשון יאפשר לקצר את זמן קליטת נתוני ההמחאה, ובשלב השני יאפשר את הפקדת ההמחאות באופן דיגיטלי, באמצעות העברת קובץ לבנק הדואר. כך, לא יהיה צורך בהפקדת ההמחאות באופן פיזי בבנק. 

  • תהליך הפקת לקחים שיתופי – ככל שישנה תקלה, תלונה, או שמתקבלים ממצאים מדו"ח ביקורת, מתבצעת ישיבת הפקת לקחים הכוללת בדיקה מעמיקה של נסיבות האירוע ובחינת מהלכים אפשריים למניעת הישנות התקלות. תהליך הפקת הלקחים מתבצע בשיתוף הגורמים הרלוונטיים כדי לקבל תמונת מצב מלאה ותובנות מכלל הצדדים המעורבים, שבתורן יאפשרו לקדם פיתרון או שינוי יעיל.

  • ישיבות סינכרון ועדכונים שוטפים – במסגרת פעילות הגבייה של חובות למשרדי ממשלה, מתנהלות ישיבות רבות עם המשרדים מטילי החוב, שמטרתן להעביר עדכוני סטטוס ולקדם תהליכי גבייה. מעבר לכך, במטרה לקדם את מטרת הרשות לסייע למשרדים בהליכי גביית קנסות וחובות, היחידה מקפידה לשלוח תיעוד אחת לרבעון לחשבים של המשרדים השונים המפרט מה נגבה, מה טופל ומה יתרת החוב לגביה. כל זאת, בנוסף לתקשורת הקבועה עם יחידת האשראי והגביה באגף החשב הכללי, מאפשר ליחידה לתכלל את הפעילות מבחינה מערכתית ומחשובית. 

  • שימור ידע מקצועי – ביחידה ישנה ספריית חשבות, המכילה תוכניות עבודה, מכרזים, נהלים, סיכומי דיון ועוד. עובדי היחידה משתמשים בתדירות גבוהה בספרייה זו כמקור ומאגר ידע, המסייע להם בעבודתם (לדוגמה, השוואת תוכנית העבודה הנוכחית לתוכניות עבודה קודמות הנמצאות במאגר, סריקת כל החשבוניות המשולמות וכל ההזמנות המאושרות, ועוד). 

איך מנהלים תהליכים אחרת?