arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png

גלי אטיאס

מנהלת תחום רכש

רשות האכיפה והגבייה

משך עיסוק בתחום

5 שנים

תחום

רכש

quoteYellow_2x.png

להוות גורם מסייע, לא מעכב, בקידום המטרות והיעדים של הרשות בהיבט הרכש"

officesLogos_0012_Layer-3.png

איילה הררי חג'ג'

סמנכ"לית בכירה למינהל ומשאבי אנוש

רשות האכיפה והגבייה

זמן בתפקיד

5 שנים

תחום

מינהל ומשאבי אנוש

quoteYellow_2x.png

כאשר מספקים משמעות לעובדים, כל הצדדים מרוויחים"

שני תורן, רכש, רשות האכיפה והגביה.jpg

שני תורן

קניינית רכש

%D7%99%D7%A8%D7%93%D7%9F%20%D7%94%D7%A8%

ירדן הרוש

סטודנטית

עובדת מצטיינת במשרד

%D7%A0%D7%AA%D7%A0%D7%90%D7%9C%20%D7%91%

נתנאל בלילטי

מרכז בכיר - קניינות

עובד מצטיין במשרד

%D7%90%D7%95%D7%A8%D7%99%D7%AA%20%D7%A1%

אורית סוויסה

מרכזת בכירה - קניינות וסגנית מנהלת יחידת הרכש

עובדת מצטיינת במשרד

%D7%A9%D7%99%D7%A8%20%D7%91%D7%9F%20%D7%

שיר בן שימול

סטודנטית

%D7%90%D7%99%D7%AA%D7%9F%20%D7%91%D7%A0%

איתן בנימין

מרכז בכיר IT

%D7%92%D7%99%D7%90%20%D7%94%D7%9C%D7%9C%

גיא היללי

קניין רכש

מה אומרים עלינו?

quoteDark_2x_edited.png

האדיבות, על מענה בזמן סביר, ועל תחושת שותפות למטרה"

גאות במיוחד ב...

quoteDark_2x_edited.png

בעובדים ובהישגים שלנו כצוות"

מענה כולל – חשוב לספק מענה לכל דורש, בכל זמן ולכל צורך בהתאם להוראות ולנהלים.

1

הקשבה לצרכי העובד – כאשר קשובים לצרכי העובד, הן בהיבט האישי והן בהיבט המקצועי, הוא בהכרח יהיו קשוב לצרכי המנהל ולצרכי הארגון.

2

שירות איכותי ומצויינות מקצועית – תוצר ישיר של ההרכב האנושי וגאוות היחידה. 

3

שיתוף העובדים בהחלטות היחידה – יוצר הזדמנויות לפיתוח אישי ולגיבוש צוותי. 

4

טיפים של מצטיינים

  • שקיפות ונגישות ללקוחות וספקים – החיבור בין העובדים בצוות ליתר העובדים ברשות ולמתרחש בשטח מאפשר זיהוי פערים בצורה מהירה ואף נותן הזדמנות ליזום פרויקטים לשיפור השירות. חברי הצוות יוצאים לשטח ומשתדלים להגיע לכל 24 היחידות לאורך השנה כדי לשמוע מהדורשים (עובדי משרד המוסמכים ליזום תהליכי רכש) את הצרכים, האתגרים והציפיות. במפגשים מעניק הצוות שירות אישי ומותאם ודגשי רכש במטרה לייעל את תהליכי ההתממשקות. לדוגמה, כאשר עלה קושי מדורש ביחס למערכת המרכבה, שלא התריעה לו מתי הזמנתו אושרה, מחלקת הרכש זיהתה את חשיבות ההתרעה והעלתה את הנושא לוועדת שינויים ושיפורים של מערכת המרכבה ופועלת למתן מענה זמני עד שינתן מענה רוחבי של המערכת. כמו כן, חברי הצוות נפגשים עם הספקים הזוכים במכרזים; הביקור בשטח מאפשר לקניינים לבסס את הבנתם של צרכי הדורשים ולבחון את עמידת הספקים באמנת השירות.

  • אוטונומה לקידום אחריות ויוזמה אישית – מנהלת התחום נותנת לחברי הצוות לפעול באופן עצמאי; הקניינים יודעים לתעדף את המשימות הקיימות, לקדם את החלטות ועדת המכרזים על שלל מרכיביהן, ולדאוג לקדם את ההזמנות עד לשליחתן לדורשים ו/או לספקים. בהרבה מקרים, קניין יזום פנייה לדורשים בכדי לקדם התקשרויות או כדי לקבל עדכונים בנושא הבקשה. מעבר לכך, אם חברי הצוות מזהים התנהלות לא תקינה הם יפעלו לשנותה. לדוגמה, בביקור הצוות במחסני הרשות שמו לב כי קיים צורך לשנות את הנוהל לצריכה ואחסון של הציוד המשרדי כיוון שראו שכמות המלאי הייתה חריגה. במקביל, המשרד הקים מערכת ייעודית לניהול מלאי הטונרים אשר מביאה לייעול תהליך ההזמנות, הפיקוח והבקרה.

  • התפתחות מקצועית – רכש הוא מקצוע; זהו תחום דינאמי, המשתנה תדיר בהתאם לצרכי הסביבה. לכן, ישנה חשיבות כי אלו העוסקים ברכש יתעדכנו בשינויים המקצועיים הרלוונטיים מעת לעת. בהתאם לכך, חברי הצוות משתתפים בהכשרות בתחום הרכש הממשלתי, משתפים אחד את השני בשינויים החלים בתחומי אחריותם, מתעדכנים בשינויי הוראות שעה ועוד. מנהלת התחום אף היא מעשירה את הידע שלה על-ידי השתתפות בקורסים ופורומים של מנהלי רכש, ודואגת להעביר מידע חיוני והנחיות רוחביות לכלל הצוות. יתרה מכך, הביקורים של חברי הצוות בשטח (אצל עובדי המשרד ואצל הספקים) מאפשרים להם הבנה מעמיקה יותר של תהליכים שונים, דבר המאפשר להם להתמקצע בתחומם. 

  • פגישות צוות פוריות – מנהלת הרכש מקפידה על קיום ישיבות חודשיות. חשיבותן אינה רק מקצועית; זו הזדמנות של חברי הצוות לשתף באתגרים, קשיים, יוזמות ותהליכים המתרחשים ביחידה. במסגרת זו עוברים על הצגת הוראות חדשות, לומדים ומפיקים לקחים. למשל, באחת הישיבות עלה מקרה בו אחת היחידות הגישה לקניין הצעות מחיר לפעילות שלא איפשרה השוואה בין ההצעות. לאחר דיון והתעמקות בסוגיה, הוחלט לחדד את אופן הגשת הצעות המחיר לשטח ולעדכן את נוהל העבודה שנכתב בנושא. הנוהל הועבר לידיעת ושימוש כלל היחידות.

מה הופך את הצוות שלנו למצטיין?

  • רכש מרכזי – בניגוד להרבה משרדים אחרים, ברשות קיים רכש מרכזי, המרכז את כל ההתקשרויות, המכרזים וההזמנות של כל חטיבות ויחידות הרשות. כך, הרכש מנוהל על-ידי גורמים מקצועיים, אחידים, שזהו תחום עיסוקם המרכזי ולא נוסף על תפקידם הליבתי ברשות. ניהול מרכזי של תחום הרכש הוכיח את עצמו כיעיל, אפקטיבי, שירותי ומאוד מאוד מקצועי. בנוסף, הרכש המרכזי ברשות מנהל את תחום הרכש של מערכות המידע. זאת, לעומת משרדים רבים בהם תפקיד זה מתבצע על-ידי מיקור חוץ. המטרה היא לשמור על אחידות, שירות ומקצועיות בתוך הבית ולוודא שהעבודה מתבצעת לפי ההוראות ואינה נתונה להשפעה מסיחה מגורמים חיצוניים. 

  • הפקת לקחים ממכרזים קודמים – מנהלת הרכש משמשת כמרכזת ועדת המכרזים של הרשות; מתוקף תפקידה, היא מעורבת בכל שלבי המכרז - החל מגיבוש פרק האיפיון ועד הכרזה על זוכה וביצוע התקשרות עמו. על כן, בטרם פרסום מכרז חדש נעשית בדיקה מקיפה על מכרזים קודמים שנערכו בנושא, תוך בחינת הקשיים והפערים שעלו וההחלטות שהתקבלו. בהתאם לממצאים אלו, מנהלת הרכש יוזמת מפגשי התנעה עם הגורם המקצועי הרלוונטי ו/או ועדת המכרזים כדי לקבוע כיצד יראה המכרז הבא. יצויין כי חברי ועדת המכרזים מהווים את ההרכב הקבוע של ועדות המשנה, דבר המסייע לרשות לשמור על רצף תהליכי בהיבט של שימור ידע ולמסד מנגנוני בקרה ופיקוח. כל אלו מאפשרים לשמור על תקינות המכרזים ועל רמת ואיכות שירות גבוהה.

  • הגדרת תחומי אחריות ברורים – חלוקת האחריות בין הקניינים מבוססת על תחומים רוחביים (ולא על מחוזות); כך יש כתובת אחת לכל נושא, ומתקיים מעקב צמוד ומקצועי אחר השינויים בהוראות השעה עבור כל תחום.

  • תיעוד התקשרויות – כלל ההתקשרויות מול ספקי הרשות מתועדות בקובץ אקסל המנוהל על-ידי כל אחד מהקניינים, על פי תחום אחריותו. עבור כל התקשרות מצויין מידע חיוני הנוגע להתקשרות - מטרתה, תוקפה, הוראות שעה רלוונטיות ואנשי קשר. קובץ זה מאפשר למנהלת התחום ולקניינים, במידת הצורך, לגבות את תהליך השירות בהיעדרו של חבר צוות ולשמור על רציפות השירות - לדורש ולספק.

  • ויסות וניתוב פניות – בכדי ליצור רצף תקשורת יעיל, מקפידים כי מנהלי המחוז והדורשים שנקבעו בשטח יעבירו פניות באמצעות נאמני המחוז (אנשי קשר יעודיים במחוז). זאת במטרה לשמור על אחידות הפניות, סדר הפניות, וקבלת הפניות על-ידי גורם שהוכשר והינו מקצועי ובעל שליטה מלאה בנושא הרכש.

  • פרוייקטים משותפים לצוות – מנהלת התחום ועובדי היחידה יצרו יחדיו "מדריך לקניין הנכנס"; מידעון בתחום הרכש הממשלתי. החוברת מסבירה מהו תחום הרכש, מדרגות רכישה, הצעות מחיר, התנהלות מכרזים ומידע חיוני נוסף, המאפשר הסתגלות מהירה וקלה לתפקיד. מחד, העבודה על המדריך הניבה חוברת מקצועית, ומאידך נוצרה תחושת שותפות, אחריות, וחברות בקרב חברי הצוות.

  • שיתוף פעולה בין משרדים – קודם להטמעת מערכות ו/או תהליכים מקיימת יחידת הרכש למידת עמיתים במשרדים אחרים. לדוגמה, ביקור שהתקיים במשרד המשפטים איפשר לצוות לאמץ מערכת רכש אלקטרונית (EBP) אשר יצרה שינוי תפיסתי אצל לקוחות המחוז (רכישות המותאמות לצרכים) וקיצרה את זמן הטיפול בתחום הזמנות הציוד המשרדי.

איך אנחנו מנהלים תהליכים אחרת בצוות?