arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png

רותם שמאי

מנהלת תחום אסטרטגיה וחדשנות

המשרד להגנת הסביבה

משך עיסוק בתחום

12 שנים

תחום

תכנון מדיניות ואסטרטגיה

officesLogos_0002_Layer-13.png

גלית כהן

סמנכ"לית בכירה לתכנון מדיניות ואסטרטגיה

המשרד להגנת הסביבה

משך עיסוק בתחום

20 שנים

תחום

תכנון מדיניות ואסטרטגיה

הנגשת תהליך התכנון יש להנגיש את התהליך בצורה חיובית ולא טכנית; להוסיף נגיעה אישית בתהליך מובנה ומכני. להדביק את מובילי התכנון בהתלהבות, לעורר בהם תחושת שותפות למטרה ולהאמין שזה הדבר הנכון. 

1

ייצוגיות ומענה מותאם – אנשים העוסקים בתכנון צריכים להיות "People Person", אנשים חושבים, שיכולים לראות את התמונה הרחבה, להסיק מסקנות ולספק פתרונות. בסופו של דבר העבודה היא מול אנשים מכל הדרגים, לכן צריך לדעת להיות ייצוגי ולתת מענה מותאם. 

2

שמירה על מקצועיות – חשוב שעובדי המשרד ידעו שהם מקבלים מענה מקצועי, שעובדי אגף מדיניות ואסטרטגיה מכירים את המתודולוגיה ויודעים לעזור להם לחשוב על פיה. כדי שיכבדו אותך ויפנו אליך בשאלות אתה צריך להיות בטוח במה שאתה עושה. 

3

להדגיש את הערך הטמון בתוכניות העבודה – תוכניות העבודה הן של העובדים ובשבילם, וחשוב להדגיש את יתרונות התהליך. ברמה הטכנית, לוודא שהכל יהיה מוכן על מנת שהעובדים יתעסקו במהות: חשיבה על מטרות, יעדים, משימות ומדדים. 

4

טיפים של מצטיינים

  • מתן ערך למנהלים ועובדים  תהליך התכנון נמצא על הקו הדק שבין נטל למתן ערך. לכן, יש חשיבות בהטמעת התפיסה שתוכנית העבודה היא של העובדים ובשבילם. המטרה היא לתת למנהלים ערך ולאפשר מיקוד, מעקב, והצגת התמונה הכוללת. בנוסף, מכיוון שתוכנית העבודה מקושרת לשכר העידוד נעשים מאמצים להקטין את הפחד מדיווח על-ידי זמינות גבוהה ושמירה על "דלת פתוחה", צמצום בירוקרטיה ככל שניתן והימנעות מבקרה נוספת על דיווחים שאושרו על-ידי מנהלים מקצועיים. המטרה היא להקפיד על המסגרות ומועדי הדיווח ובתוכם לאפשר לגורם המקצועי להכריע.

  • שירות מותאם אישית – היכרות עם האתגרים, האופי הייחודי ודפוסי העבודה של יחידות המשרד מאפשרת ליווי אישי ליחידות בהתאם לצרכיהן. לדוגמה, סיוע ממוקד בתהליך הגדרת מדדי תוצאה או ליווי תהליכי בקרה והפקת לקחים.

  • הנגשה ופישוט של תהליכי התכנון והבקרה – במטרה להקל על הגורם המתכנן ולסייע במיקוד ובשלבי החשיבה בתכנון תוכנית העבודה, פותחו במשרד לאורך השנים כלי עבודה עבור העובדים בדרגים השונים. כלים אלו מותאמים לצרכי המשתמשים ולשלבי תהליך התכנון השונים.

  • מפגשי חניכה ופורומים – מפגשים אלו, הנערכים עם קולגות ממשרדים אחרים מאפשרים לשמור על קשר רציף עם מנהלי תכנון ממשרדי ממשלה אחרים. בעזרת הניסיון המקצועי של מנהלי התכנון, מתבצעים מפגשי חניכה עם קולגות ממשרדים אחרים.

מה הופך שירות למצוין?

  • מעקב אחר טיפול בפניות וסגירת מעגל הטיפול – עבור כל פניה ניתנת תשובה, גם אם הפניה לא מטופלת באותו הרגע. במקרה של תקלה טכנית או בעיה שדורשת גורם מקצועי אחר, דואגים לכתב את הגורם הרלוונטי שיכול לעזור, עוקבים אחר המענה ולא משאירים את הפניה ללא מענה מספק.

  • שילוב העובדים בתוכניות העבודה – גיבוש תוכניות העבודה השנתיות והבקרה על יישומן נעשים בשיתוף פעולה עם העובדים, אשר לוקחים חלק בהבנת מוקדי הפעילות השנתיים של המשרד, המשימות ואבני הדרך. העובדים אף מציבים לעצמם מדדי תפוקה ותוצאה לעמוד בהם, תוך וידוא תכלול הפעילות המשרדית.

  • הטמעת שפה שגורה – שפת התכנון שגורה במשרד וברורה להנהלה כולה, בעקבות השקעה רבה בהדרכות מתודולוגיות וליווי צמוד של היחידות השונות. אלו איפשרו לבסס תחושת שותפות למטרה, המהווה גורם מחבר המאפשר לכולם לדבר את אותה השפה, למרות השונות המקצועית. ניתן לראות שיפור בצורה בה עובדים מגדירים מה הם רוצים להשיג, מהי הצלחה ומה ניתן לעשות במידה ולא מגיעים לתוצאה הרצויה.

  • חדשנות – על מנת לשמר את "חדוות התכנון" ולעורר התגייסות לתהליך בוצע לפני מספר שנים כנס התנעה בנושא חדשנות בתכנון מדיניות עבור הדרג הניהולי של המשרד (הנהלה וראשי אגפים). לאחר הכנס, ולבקשת מספר יחידות, נערכו סדנאות המשך לחשיבה מחודשת על האתגרים עימם הם מתמודדים ולשיפור תהליכי העבודה.

  • סוכני שינוי ומנגנונים להטמעת התהליך ביחידות המשרד – נעשתה השקעה רבה בהעברת המתודולוגיה, הידע הדרוש, היכולות והסמכויות למובילי תכנון יחידתיים. למובילים הועברו כלים רבים, כמו מצגות הכוללות דגשים ונקודות להתייחסות, מיילים מוכנים לשליחה עם רשימת נמענים וסוגי דיונים שיש לקבוע בצירוף זמנים מתאימים. כלים אלו, יחד עם הדגשת חשיבות התפקיד והשפעתו הגדולה על התהליך, עזרו לרתום את מובילי התכנון ולהגדיל את תחושת השותפות שלהם. בפועל, אף על פי שהתפקיד מהווה עבודה נוספת לתפקיד המקורי של העובד, לא עלו התנגדויות למינוי אלא קיימת התגייסות מלאה. 

  • שימור ידע ומעקב אחר התקדמות יחידות המשרד בתהליך – מידע מסודר הנוגע להתקדמות היחידות, לסטטוס הבקרה ולעמידה במדדי התוצאה, נאסף ונשמר. יכולות המעקב השתפרו עם השנים ובשנתיים האחרונות נבנו טבלאות המאפשרות לראות מגמה של מדדי התוצאה לאורך השנים. 

איך מנהלים תהליכים אחרת?

quoteDark_2x_edited.png

פירגנו לנו על...

המקצועיות, המוטיבציה, ועל מתן מענה וסיוע בכל זמן

גאות במיוחד ב...

quoteDark_2x_edited.png

הטמעת חשיבה תוצאתית במשרד