יאיר ירדן - מרכז בכיר התקשרויות רכש ופיק

יאיר ירדן

מרכז בכיר - התקשרויות, רכש ופיקוח

arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

העובדים צריכים להיחשף לתחומים נוספים מעבר לתחום המקצועי המוגדר בתפקידם וצריכים להקפיד להעשיר את הידע והיכולות שלהם

officesLogos_0009_Layer-6.png

חני גד

חשבת

משרד העלייה והקליטה

משך עיסוק בתחום

15 שנים

תחום

חשבות

הצוות שלנו

%D7%99%D7%90%D7%99%D7%A8%20%D7%99%D7%A8%

יאיר ירדן

מרכז בכיר התקשרויות רכש ופיקוח

%D7%9E%D7%A8%D7%99%D7%A0%D7%94%20%D7%A8%

מרינה רדזיבילובסקי

מנהלת תחום בכיר התקשרויות, רכש ופיקוח

%D7%A2%D7%99%D7%A0%D7%91%20%D7%91%D7%A8%

עינב בר-לוי

סגנית מנהלת תחום שכר

quoteDark_2x_edited.png

פירגנו לנו על...

המקצועיות, על מתן שירות ללא מאמץ, ועל כך שברור מיהו הגורם אליו יש לפנות כדי לקבל שירות

quoteDark_2x_edited.png

גאים במיוחד ב...

ייעול תהליכים והסרת חסמים המונעים חוסר יעילות ופגיעה במתן השירות ללקוח

חשיפת העובדים לליבת העיסוק במשרד – היכרות עם הגורמים השונים במשרד מסייעת לייצר התממשקות טובה יותר בין התחומים ובין עובדים ומנהלים. מעבר לכך, הדבר מאפשר לעובדים הבנה מעמיקה יותר של תפקידם ולפתח תפיסת שירות.

1

הפקת לקחים – במידה ועובד מבצע שגיאה, לדאוג לבצע עימו פגישת הפקת לקחים מסודרת. הפגישה תתן מקום להעלאת דגשים רלוונטיים, לביצוע תיאום ציפיות ולהגברת עירנות העובד לפעולותיו.

2

יחס אישי לעובדים – להעניק לעובדים תשומת לב אישית ככל הניתן, במיוחד אם אפשרויות התגמול מוגבלות. תשומת הלב האישית מעניקה הזדמנויות לעזור לעובד ואף לפתחו. 

3

ממשק עם היחידות המקצועיות – תקשורת תכופה ופתוחה עם מנהלי המחלקות המקצועיות מאפשרת למנהל התחום להישאר מעודכן ולתעדף משימות בצורה היעילה ביותר. כמו כן, גמישות בניהול התהליכים מאפשרת להפחית חסמים בירוקרטיים. למשל, האצלת סמכויות ליחידות המקצועיות תוך קיום בקרה הדוקה מהווה בסיס לפיתוח עצמאות תפקודית. 

4

שירות מאפשר – אפשר להגיד לא ללקוחות כל הזמן, אבל החוכמה היא להגיד כן. צריך להבין את התהליך, לנסות למצוא פתרונות יצירתיים, ולנסות להפוך את השירות לכמה שיותר מאפשר.

5

טיפים של מצטיינים

  • ייעול תהליכים והסרת חסמים –

    • פיתוח נוהל לטיפול מהיר ויעיל בדוחות שגוף מגיש לקבלת סיוע  בעבר, רשויות מקומיות היו צריכות להגיש אסמכתאות רבות כדי לקבל תמיכה מהחשבות, ולכן עובדי התחום ניתחו את מרכיבי הדוחות ונכתב נוהל שמפשט את התהליך. הנוהל הרחיב על הפעולות שצריך לבצע כדי להגיש דוח, פירט אילו מסמכים חיוניים לבקשה ואילו מיותרים, ופישט את תהליך הבדיקה של כל בקשה. הנוהל קיצר באופן משמעותי את זמני הטיפול בדוחות ואיפשר לגופים הנתמכים לקבל את התקציב בזמן.

    • מחשוב שירותים עבור האזרח – מחשוב תהליכים מנגיש את המידע עבור לקוח הקצה, ומונע טעויות העלולות להתרחש כחלק מתהליך הזנת פרטים באופן ידני. למשל, מחשוב תהליך קבלת סל הקליטה חוסך מהעולה את ההגעה למשרדים לא לצורך ודואג להמשכיות הסיוע הכספי ללא עיכובים מיותרים. התהליך הממוחשב, שאמור להתממשק עם המערכות הקיימות, נמצא בשלבים מתקדמים של פיתוח ונתמך על-ידי יועצי מחשוב ורואי חשבון במשרד. 

    • ייעול שירותים עבור האזרח – בעקבות כינוס ועדה לחידוד נהלים ויצירת תהליך מובנה עבור תהליך שירות לא יעיל. למשל, בחשבות הוגדר נוהל לטיפול בחובות עולים חדשים המכיל נהלי הודעה על החוב, עדכונים בזמן אמת על מצב החוב והסברים מפורטים לעולה על סיבת החוב. הנוהל מונע הצטברות חובות עולים ומקטין את זמני הטיפול של העובדים בהצטברות חובות.

חדשנות

  • ליווי תהליכים ופרוייקטים חוצי ארגון – מעורבות גבוהה בפעילות המשרד מעניקה לחשבות הבנה טובה יותר לגבי צרכי היחידות המקצועיות והרקע להיווצרות בקשות תקציביות שונות. ראיה של התמונה הרחבה מאפשרת לחשבות למצוא פתרונות המתחשבים בצרכי היחידות המקצועיות לצד עמידה בהוראות וכללים המחייבים אותם. מעבר לכך, ליווי תהליכי האישור מאפשר לחברי הצוות להיחשף לתכנים המסייעים להם במתן שירות.

  • התמקצעות עובדים והעשרת העיסוק – העובדים מוכשרים לבצע את כלל המשימות במחלקה. במידה ועובד לא נמצא, עובד אחר יכול לבצע את המטלה ולהחליפו, דבר המאפשר גמישות עבודה ומתן שירות עקבי. יתרה מכך, מומלץ לזמן עובדים לפגישות הנוגעות בתחומים עמם יש להם ממשק; העשרה זו יכולה להעצים את תרומת העובד לפעילות התחום. 

  • נוכחות בפורומים מקצועיים – הקפדה על ייצוג חשבונאי בפורומים מקצועיים רלוונטים מאפשרת לכלל החשבים להתעדכן בנושאים שונים ולהיחשף לסוגיות רלוונטיות לתחום. 

  • ביצוע מעקב אחר הליכי בקשת סיוע מגופים ממשלתיים – הקפדה על ביצוע מעקב אחר תהליכי בקשות תמיכה ומעקב אחר ביצוע הפעילות הנתמכת. המעקב מבוצע גם מול משרדים ממשלתיים אחרים (שולחים למשרדים תזכורות לביצוע מעקב ומעודדים אותם לבצע בדיקה עבור כל בקשה - האם היא בתהליך/טופלה/נדרש סיוע).

  • ויסות בתקופות עומס – לקראת סוף השנה, בעת תקופת העומס, שמים דגש על מתן עדכונים בצורה שוטפת ומבקשים עדכון תכוף של החשבות במקרים בהם יש עיכוב. החשבות דואגת לקיים פגישה ברגע שניתנות הנחיות, במסגרתהה מחלקים תחומי אחריות וקובעים דרכי מעקב אחר ההתקדמות.

איך מנהלים תהליכים אחרת?