arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

התקלות הן של המנהל, ההצלחות הן של העובדים

officesLogos_0001_המשרד--לשוויון-חברתי.p

יגאל פחימה

מנהל תחום רכש, לוגיסטיקה, ומכרזים המשרד לשוויון חברתי 

משך עיסוק בתחום

7 שנים

תחום

רכש

הצוות שלנו

דב בולבין - רען רכש התקשרויות ותשלומים.j

דב בולבין

רע"ן רכש, התקשרויות ותשלומים

אלעד אביב-  רען רכש התקשרויות ותקציבים.j

אלעד אביב

רע"ן רכש, התקשרויות ותקציבים

דורג כעובד מצטיין

טיפים של מצטיינים

  • פיתוח מערכות נגישות – כחלק מהפיכת המשרד לדיגיטלי, פותחו מערכות בשיתוף אגף מערכות מידע בתחומים הבאים: תקציבים ורכש, לוגיסטיקה, טיסות, הדרכה ורווחה. 

    • מערכת התקציבים והרכש היא מערכת משולבת המאפשרת שקיפות מוחלטת ותקשורת טובה עם עובדי המשרד ובין אגפי הרכש והתקציבים. המערכת מאפשרת מעקב אחר תהליך הפניה: לראות מי הוציא את הבקשה, מה הסטטוס שלה ומי צריך לאשרה. בנוסף, המערכת שולחת התראות פעמיים בשבוע, בימים ראשון ורביעי, ליוצר הבקשה ולגורם שהבקשה ממתינה לטיפולו. השימוש במערכת קיצר משמעותית את זמני העבודה ורעשי רקע רבים נעלמו.

חדשנות

  • חלוקת אחריות ברורה בין העובדים – האחד מטפל בהזמנות רכש ובהקמה של חוזים והתקשרויות בעוד שהאחר מטפל בכל היבט התשלומים, כולל פורטל ספקים. יחד עם זאת, ישנה הלימה בין השניים בכל הנוגע להתקשרויות על מנת שהעבודה תתנהל בצורה המיטבית. 

  • שיתוף ידע בצוות – לאחר קבלת החלטה מסבירים את משמעותה ומה עומד מאחוריה, מעלים סוגיות מיוחדות שאינן עולות ביום-יום לדיון צוותי ועונים בהרחבה על שאלות שונות, במטרה לספק כמה שיותר ידע וכלים להמשך הדרך. 

  • שיטת ניהול עבודה אינדיווידואלית – כל עובד פיתח לעצמו שיטה לניהול העבודה השוטפת. למשל, סידור וסיווג מיילים על פי צבעים המייצגים סטטוס טיפול המאפשרים מעקב אחר התקשרויות, או מיון וסידור תשלומים על פי תאריכים העוזרים להימנע מהגעה לתאריכי פירעון. 

  • ביצוע הדרכות לגורמים פנימיים – עובדי האגף מקפידים על עבודה איכותית ומקצועית בכל הקשור להתקשרויות וחוזים. לשם כך, כל גורם מקצועי במשרד שיש לו נגיעה ברכש עובר חניכה על-ידי עובדי האגף ותידרוך על החומרים הנדרשים לביצוע הפעולות. לדוגמה, כיצד יש להעביר ביטוחים וערבויות לאגף. זאת במטרה ליצור בסיס טוב למתן שירות איכותי ולמנוע טעויות. 

  • תיעוד התקשרויות – אין מקום לאמירות בעל פה; כל הסכמה מתועדת בכתב על מנת למנוע תקלות. גם במקרה של שאלות בעל פה, תשובות תמיד ניתנות בכתב. 

  • תהליך הפקת לקחים – בכל מקרה של טעות ו/או תקלה, מתבצע תהליך הפקת לקחים הכולל את כל הגורמים המעורבים. עובדי התחום מקבלים גיבוי מלא מול גורמי חוץ, אך תמיד נעשה תחקור פנימי. בודקים מה קרה, איפה נפלה הטעות, מדוע זה קרה ומה הם לוחות הזמנים שהוגדרו בתהליך. המטרה היא ללמוד מהטעות, לתקן ולשנות בהתאם למסקנות. 

איך מנהלים תהליכים אחרת?

קידום האוטונומיה של העובדים – חשוב לתת לעובדים להתנהל בשוטף באופן עצמאי, ללא השגחה צמודה. לסמוך על העובדים, לתת להם מרחב פעולה ולהימנע מ׳לחפש׳ אותם בדברים הקטנים. כל עוד המשימות מתבצעות עד סוף היום המנגנון עובד. ככל שנותנים יותר עצמאות לעובד, מקבלים ממנו יותר, איכות התוצרים משתפרת וכמות האתגרים קטנה.

מתן גיבוי מלא לעובדים – ישנה חשיבות למתן הגיבוי ולקיחת האחריות של המנהל; עליו להתערב כאשר העובדים מזהים בעיה ומרימים דגל, כאשר יש צורך בוויסות עומס עבודה, או כאשר מדובר בנושאים בעלי רגישות גבוהה. על העובדים לא לפחד לטעות; עובד שלא מפחד לטעות הוא עובד טוב יותר, לויאלי ומחויב למנהל שמגבה אותו בכל מחיר.

חינוך לתודעת שירות – יש לשים דגש על ניהול שיח נכון עם לקוח, על שלבי תהליך מתן השירות, ועל הבנה כי הלקוח הוא אדם בעל מטען רגשי כך שיש לדעת להפריד את הרגש מהתהליך במידת הצורך.

רמת מקצועיות גבוהה – מבוססת על בקיאות בתחום העיסוק ומאפשרת לפעול מתוך ביטחון מלא. על העובדים "לחיות" את הוראות התכ"ם.

1

2

3

4

quoteDark_2x_edited.png

מה אומרים עלינו?

יחידה מקצועית שעובדיה שמחים לתת שירות

גאים במיוחד ב...

כך שבשנת 2018 בוצעו 1,500 הזמנות ו-12,000 תשלומים באמצעות שני עובדים בלבד, תוך שימור איכות עבודה גבוהה

quoteDark_2x_edited.png