arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

מאמינה גדולה בעבודת צוות

officesLogos_0020_המשרד-לשרותי-דת.png

ג'ני גולין

מנהלת תחום רכש

משרד ראש הממשלה – נתיב

תחום

רכש

10 שנים

משך עיסוק בתחום

יהושוע יהושע יהושוי4

יהושוע יהושע יהושוי

הצוות שלנו

%D7%91%D7%A8%D7%95%D7%9A%20%D7%A1%D7%A2%

ברוך סעדו

רע"ן תחבורה

%D7%90%D7%A0%D7%98%D7%95%D7%9C%D7%99_edi

אנטולי יוריסט

מרכז ענף שינוע

%D7%90%D7%9C%D7%99%D7%A0%D7%95%D7%A8%20%

אלינור בן-ציון

בק אופיס רכש

%D7%98%D7%9C%D7%99%20%D7%90%D7%A8%D7%99%

טלי אריאלי

מרכזת רכש

quoteDark_2x_edited.png

פירגנו לנו על...

השירות האדיב והמקצועי

quoteDark_2x_edited.png

גאים במיוחד ב...

שיפור וייעול עבודת היחידה מול הלקוחות, במטרה לשפר את איכות, מהירות ויעילות השירות

כל יום הוא יום חדש – מומלץ לנסות לראות כל סיטואציה באופן קצת שונה. כל פעם לנסות לבחון מחדש מקרים כדי להימנע מכניסה לשוטף, לרגיל, למקובע. 

1

להתייעץ ללא היסוס – שליטה וידע מקצועי מהווים בסיס לשירות איכותי. במקרים בהם קיימת התלבטות או שלא יודעים מהי הדרך הנכונה לפעול, חשוב להתייעץ עם אחרים בתחום. זאת, מתוך הבנה כי למידה מהצלחות עמיתים וניסיון ליישמן ביחידה יכולים לתרום להצלחתה. מומלץ להשתתף בפורומים על מנת להכיר את האנשים שניתן להתייעץ איתם. 

2

לשמר את ההון האנושי – ללא המעורבות המלאה של העובדים ותמיכתם, אף מנהל לא יכול להצליח. חשוב לטפח את העובדים ולהעריך אותם. כמנהל, מדובר בעבודה יומיומית, אשר הכרחית להצלחת התחום.   

3

היכרות עם יכולות העובדים – צריך להבין שלכל עובד יש את היכולות שלו, וכי צריך לחלק את המשימות בין העובדים בצורה שתניב תוצאה מיטבית. היכרות עם יכולות העובד לא רק מאפשרת חשיפה לחולשות, אלא גם לחוזקות היכולות לתרום לתהליכים השונים. 

4

הוקרת חברי הצוות – חשוב לשבח את העובדים ולעודד מנהלי מחלקות ועובדים אחרים בארגון, שמקבלים שירות טוב ומביעים את שביעות רצונם על שירות או טיפול שקיבלו, להודות לעובדים בצורה רוחבית. יש להוקיר את העובד באופן אישי, וגם בישיבות צוות ובישיבות הנהלה. הוקרת העובדים, לצד שיח פתוח בגובה העיניים, מגבירים את שביעות הרצון ומחויבות העובדים.  

5

טיפים של מצטיינים

  • הבנת צרכי הלקוחות – במהלך השנים מנהלת הרכש מילאה מגוון ומנעד רחב של תפקידים במטה ובשטח (לדוגמה, ניהול כספים אזורי של ארבע שלוחות של הארגון בחו"ל). תפקידים אלו חשפו אותה לרבדים שונים של פעילות הארגון, והדגישו עבורה את החשיבות הטמונה במתן מענה מהיר ומותאם ללקוח. את הבנה זו היא מיישמת תוך הכוונת הצוות לבצע התאמות רבות לצרכי הלקוחות השונים; מרמת זמינות גבוהה, המותאמת לשעות הפעילות בחו"ל, ועד חידוש תשתיות תומכות.

  • הימנעות ממתן תשובה שלילית  על מנת להימנע ממתן תשובה שלילית ולהעניק שירות מיטבי ללקוחות, ביחידה נעשים מירב המאמצים לחיפוש אחר פתרונות יצירתיים. במקרים בהם נבדקו כל האפשרויות, אך עדיין לא נמצא פתרון,  הלקוחות מבינים כי כלל המשאבים לסיוע נוצלו, ותשובה שלילית תתקבל על-ידם בהבנה רבה יותר. מעבר לכך, הדבר חשוב משום שהוא מדרבן את נותני השירות לעשות מאמץ נוסף למצוא פתרונות עבור הלקוח.

  • מבנה ארגוני ברור – לכל עובד ביחידה ישנה הגדרת תפקיד ברורה ותחומי אחריות הנגזרים ממנה. הגדרות אלו הן חיוניות לפעילות היחידה, המקיימת ממשקי עבודה רבים בתוך הארגון ומחוץ לו. בעזרת חלוקה ברורה לתחומי אחריות, לכלל הלקוחות ברור למי צריך לפנות על מנת לקבל מענה ישיר וייעודי, דבר המאפשר להחלטות הנוגעות לנושאים  רגולטוריים בחו"ל להתבצע בצורה נכונה ומהירה. מאידך צוות היחידה עובד בסינרגיה, בצורה שקופה וקולגיאלית, מתוך תפיסה כי כל תהליכי הרכש קשורים אחד לשני. על מנת לייצר רצף תהליכי, חברי הצוות חייבים לעבוד בסנכרון ולהיות בקשר טוב זה עם זה. חיבור ומסירות למטרות המשרד – הארגון פועל בקרב יהודים וזכאי עלייה במדינות ברית המועצות לשעבר, במטרה לחזק את זיקתם למדינת ישראל ולסייע לעלייתם. מתוך תפיסה שחיבור למהות העיסוק של הארגון מובילה את העובדים להשקעה רבה יותר, ובאופן ספציפי יותר, מעורבות במתרחש במשרד מעודדת את חברי צוות הרכש להעניק שירות מוצלח, מנהלת התחום שמה דגש על העברת עדכונים שוטפים לחברי הצוות על פעילות המשרד.

  • הכשרות – מנהלת התחום תומכת ומעודדת את חברי הצוות להשתתף בהשתלמויות והכשרות מקצועיות, על מנת לאפשר להם להתמקצע בתחומי העשייה שלהם מעבר לכך, היא נוכחת בהכשרות השונות המוצעות (לדוגמה, קורס ניהולי של מנהל הרכש) במטרה לשפר את רמת המקצועיות שלה ולהוות דוגמה אישית. 

מה הופך שירות למצוין?

  • שיפור וייעול תהליכי עבודה – ביחידה נעשית בדיקה תכופה של תהליכי העבודה הקיימים, במטרה להתאימם לדרישות המשתנות של לקוחות היחידה בארץ ובחו"ל. עובדי היחידה לא נרתעים מבדיקה ובחינה של תהליכי העבודה "המסורתיים", מיפוי חסמים, וניסיון להתאימם לצרכי הסביבה. דוגמאות:

    • חתימה דיגיטלית – תהליך משותף עם יחידת החשבות הניב מעבר לחתימה דיגיטלית על הזמנות רכש. כך, תהליך הרכש הפך למהיר ויעיל יותר.

    • קביעת נהלים פנימיים בתוך היחידה – מתוך הבנה שהיחידה עובדת בשיתוף פעולה עם החשבות בהליכי רכש הוגדר נוהל חדש לפיו ברגע שמגיעה חשבונית מספק, יש להקלידה ולהעבירה לחשבות תוך ארבעה ימים, כדי שהכסף ישולם לספק בזמן. כך, בחשבות יכולים להתחיל את הטיפול בתשלום בהקדם.

    • פיתוח טפסים דיגיטליים – טפסים הנגישים ללקוחות היחידה דרך הפורטל הארגוני. אחד מהטפסים הללו הוא טופס נסיעות לחו"ל הכולל את כלל פרטי הנסיעה עבור הנוסע (מרמת המלון ועד משקל עודף) . לאחר שהעובד חוזר מנסיעתו, המערכת שולחת לו התראות על מילוי טופס שביעות רצון.

  • תקשורת תכופה עם לקוחות וסגירת מעגל הטיפול – היחידה מקפידה לשמור על לקוחותיה (בארץ ובחו"ל) מיודעים ומעודכנים על-ידי העברת עדכונים שוטפים. בהתאם לכך, היחידה יישמה תהליך דיווח על סטטוס פניות; כאשר מתקבלת פניה, עובדי הרכש דואגים לאשר את קבלתה ושולחים עדכוני סטטוס תכופים – עד להשלמת הטיפול בפניה. 

  • ביקורת כהזדמנות לשיפור – היחידה תופסת את דו"חות הביקורת המתקבלים מהמבקר הפנימי ומחברות ביקורת חיצוניות כהזדמנות לאיתור פערים וביצוע התייעלות בהתאם. כל סעיף בדו"ח המבקר הפנימי מקבל התייחסות ומענה ממנהלת התחום, ונושאים קריטיים אף מובילים לשינוים בתהליכי עבודה במידת הצורך. בנוסף, במקרים בהם מתקבלת תלונה על היחידה, מתבצע תהליך הפקת לקחים בו נבחנים מקור ונסיבות התלונה ומיושמים שינויים בהתאם. מעבר לכך, מתבצע מעקב אחר הישנות התלונה, דבר המאפשר בקרה וטיוב תהליכים.

  • הערכת עובדים וקביעת מדדי תפקוד – מנהלת התחום מקפידה למשב את העובדים שלה לאורך כל השנה, כך שיוכלו להעריך את תפקודם ולבצע התאמות לפני מעמד המשוב הרשמי. בנוסף, במסגרת גיבוש תכנית העבודה, מוגדרים יעדים פרטניים לכל עובד ומדדים לביצוע. מעבר לכך שהמדידה מאפשרת בקרה אחר המשימות השוטפות של התחום וגם משימות ו/או פרויקטים ייחודיים, היעדים האישיים מדרבנים את חברי הצוות לעשייה ומקדמים את הצלחת המשרד. 

איך מנהלים תהליכים אחרת?