arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

חשוב להיות צודק במילים, אך יותר חשוב להיות חכם במעשים

officesLogos_0009_Layer-6.png

אופיר להב

סמנכ"ל תקציבים ותכנון מדיניות

משרד העלייה והקליטה

משך עיסוק בתחום

13 שנים

תחום

תקציבים

הצוות שלנו

%D7%91%D7%95%D7%A8%D7%99%D7%A1%20%D7%9E%

בוריס מיליס

מרכז תקציבים

%D7%90%D7%A8%D7%99%D7%A7%20%D7%90%D7%95%

אריק אוזן

מנהל תחום בכיר: תקציב, תמחיר ותוכניות

quoteDark_2x_edited.png

פירגנו לנו על...

האדיבות, על מתן שירות ללא מאמץ ועל כך שברור מיהו הגורם אליו יש לפנות כדי לקבל שירות

גאים במיוחד ב...

quoteDark_2x_edited.png

פיתוח מערכת תכנון ותקצוב, המדגישה את נושא השקיפות ומאפשרת לעובדים עצמאות רבה יותר

ניהול חכם של העודפים המחויבים וההתקשרויות – ביצוע התקשרויות ארוכות מאפשר למנוע בורות תקציביים, ממצב את המשרד במקום טוב ואמין מול האוצר ומאפשר את טיוב ההתנהלות השוטפת מולו.

1

לא לפעול בגישת ה"שגר ושכח" לאחר שליחת מייל יש להתקשר ולהסביר את חשיבות הנושא, לעבור על הבקשה הספציפית ולראות שכל המעורבים מבינים את הדרוש מהם.

2

הקמת פורומים רוחביים – פורום רפרנטים המאפשר סנכרון בין העובדים, קיום שיח פתוח, קבלת תשובות מהירה יותר ויצירת קשרי עבודה טובים; פורום לתקציב; פורום לתוכניות עבודה. הדבר מעצים את מנהלי התחומים השונים ויוצר כתובת נגישה לרפרנטים באגפים.

3

קביעת פגישות אישיות עם כל אחד ממנהלי האגפים – על פגישות אלו להתקיים מעת לעת לשם תיאום עמדות בעבודה מול המנכ"ל. עדיף לתאם מראש ולהגדיר מהם "גבולות הגזרה" מאשר להיכנס לעימות בישיבות משותפות עם המנכ"ל. 

4

מנהל טוב נמדד לפי התפקיד הבא של עובדיו – הסיבה היא שהתפקיד הבא מגלם בתוכו פיתוח יכולות, מתן במה מקצועית להתפתחות, חידוד יכולות, משוב אמיתי ויעיל ודחיפה קדימה להישגים. לכן, על האגף להוות קרש קפיצה מקצועי– יש לעודד למידה, פיתוח מקצועי ויציאה מאזור הנוחות, ולעקוב אחר התקדמות העובדים. בנוסף, יש לשים דגש על השתתפות בקורסים ולימודים בעלי ערך מקצועי, ולא רק לשם גמול ההשתלמות.

5

טיפים של מצטיינים

  • ייזום ופיתוח מערכת תו"ת (תכנון ותקצוב) – המערכת מאפשרת לכל מקבלי השירות גישה לנתונים בנוגע לתחום העיסוק שלהם. מעבר לפירוט התקציבי, המערכת מאפשרת מעקב אחר הבקשות התקציביות ושולחת מייל על כל שינוי סטטוס בתהליך, משלב הפנייה ועד שלב אישור ועדת הכספים בכנסת.
    אפיון ופיתוח המערכת בוצע בשיתוף פעולה עם מומחים בנושא, ולכן התוצאה היא בסטנדרטים הגבוהים של ממשק ואפיון חווית משתמש. הטמעת המערכת נעשתה באמצעות הדרכות אישיות על-ידי אופיר להב וצוותו, ונציגה מאגף מערכות מידע. ההדרכות בוצעו בעמדה האישית של העובד והתרכזו בפעולות הרלוונטיות לעבודתו. בעקבות זאת, ההטמעה הייתה מוצלחת מאוד וכמעט לא נדרשת תמיכה בתפעול המערכת. 
    יש לציין כי משרדים רבים מתעניינים במערכת ובהטמעתה, אך המשרד היחיד שכבר עובד איתה (תוך ביצוע התאמות לצרכי המשרד) הוא משרד החינוך.

חדשנות

  • תהליך הערכת העובדים בנוסף להערכת העובד "נחשון" אותה מובילה הנציבות ואליה הצטרף המשרד, נקבעת פגישה אישית עם כל עובד, לרוב בארוחת צהרים ליד המשרד. המטרה היא לנהל שיחה ב"גובה העיניים" ולאפשר דיון פתוח בין שני הצדדים.

  • אינטגרציה של נתוני תכנון מדיניות ותקצוב ניהול תכנון מדיניות ותקצוב בתיאום מתוך תפיסה לפיה מדדי התפוקה, התוצאה והתקציב קשורים יד ביד. אינטגרציה של הנתונים הללו מאפשרת לבסס החלטות רוחביות ומספקת לשר הממונה הבנה של תמונת המצב הכוללת וכלים להתמודדות עם סוגיות מורכבות המצריכות הקצאת משאבים בעולם של משאבים מוגבלים. 

  • הפקת כנסים גדולים על-ידי צוות האגף – נעשים כדי לבצע הערכת מצב, כחלק מתהליך כתיבת תוכניות העבודה, במטרה לחבר את כלל העובדים לתהליך ולייצר תחושת שותפות. הכנסים כוללים שולחנות עגולים וביצוע SWOT משרדי תוך שימוש בפרקטיקות שונות כדוגמת מיקום משפטי מפתח שנגזרו מתוך שאלון מקדים שנשלח לעובדים, או מיקום רעיונות על גרף חדשנות וישימות.

איך מנהלים תהליכים אחרת?