arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png

רעות לובוצקי

מנהלת תחום מדיניות ותוכניות עבודה

זרוע העבודה

משך עיסוק בתחום

שנתיים

תחום

תכנון מדיניות ואסטרטגיה

quoteYellow_2x.png

יחסים בין-אישיים ומקצוענות הם המפתח להצלחה

officesLogos_0003_Layer-12.png

רוני שניצר

מנהלת אגף בכיר: 

אסטרטגיה ותכנון מדיניות

זרוע העבודה

משך עיסוק בתחום

שנתיים

תחום

תכנון מדיניות ואסטרטגיה

quoteYellow_2x.png

לתת ערך מוסף ליחידות המקצועיות בזרוע

הצוות שלנו

%25D7%25A8%25D7%2595%25D7%25A2%25D7%2599

רועי פורטל

סטודנט

quoteDark_2x_edited.png

מה אומרים עלינו?

יחידה מצטיינת - על עובדיה ושירותיה

quoteDark_2x_edited.png

גאות במיוחד ב...

חיבור של תוכניות העבודה לתוכנית האסטרטגית של המשרד

רוח גבית בנושא תוכניות העבודה – יש להעלות את המודעות של המנכ"ל או מנהל אגף בנושא תוכניות העבודה, ולרתום אותו לתהליך. ככל שהמנהל מאמין בתוכניות העבודה יותר, כך גדל הסיכוי לרתום גם את היחידות האחרות.

1

להאמין בחשיבות התחום – מי שמוביל את התכנון במשרד צריך להיות משוכנע בכך שיש לו את היכולת להביא ערך. אם אתה לא חושב שביכולתך להביא ערך, יהיה לך קשה מאוד לשכנע אחרים.

2

ייצור ערך אינדיבידואלי לכל מנהל יחידה – כאשר מצליחים לחבר את המנהל לתחום, הסיכוי שהמנהל ישתף פעולה יהיה גבוה יותר ושהפעילות מול היחידה תהיה מוצלחת יותר.  

3

שירות אדיב ומקצועי – מעבר להיותנו עובדי מדינה, צריך לזכור כי אנחנו מעניקים שירות פנים-משרדי. צריך להבין שאם לא נספק שירות טוב – הן מבחינה בין-אישית (סבלנות, סובלנות, ומאור פנים) והן מבחינה מקצועית (לספק מענה המעיד על מומחיות בתחומנו), לא יפנו אלינו שוב, ונהפוך ללא רלוונטיים.

4

הקשבה וצניעות – חשוב לשמוע את דעתם של העובדים ולכבד את ניסיונם. רק כך, ניתן ללמוד ולהבין אילו שינויים או חידושים יוכלו להשתרש בצורה מיטבית בכל יחידה.

5

טיפים של מצטיינים

  • מקצועיות ומקצוענות – היחידה מקפידה להוות מקור בר סמכא בתחום התכנון, על-ידי למידה מתמדת של התחום ומאפייניו. כמו כן, מפגשים פרונטאליים המתקיימים כחלק מפורום רוחבי של מנהלי תכניות עבודה ושימוש תדיר בקבוצת הוואטסאפ הייעודית מהווים פלטפורמות מצוינות ללמידת עמיתים. למידה מתמדת הינה קריטית, משום שהיא מאפשרת מתן שירות מקצועי, שבתורו מעודד את הלקוחות להמשיך לפנות ליחידה למטרת סיוע.

  • שירות נגיש, זמין ותומך – מנהלת התחום מהווה כתובת מוכרת למתן שירות בתחום התכנון. זאת בעקבות עבודתה התדירה עם נאמני התכנון, הגעתה למפגשי תכנון ובקרה בכל יחידה מקצועית והצגה בכנס תוכניות העבודה. כמו כן, ביחידת התכנון ישנו סטודנט, רועי פורטל, המהווה כתובת אמיתית ומקצועית לסיוע במערכת התמ"ר. הסטודנט יושב באופן פרטני עם עובדים הזקוקים לסיוע טכני עם המערכת, אך מספק מענה לפניות גם בנושאים מהותיים ומתודולוגיים. מאחר שדיווח הבקרה של היחידות המקצועיות הינו רבעוני, אופיו השירותי והיצירתי של הסטודנט מהווה פונקציה משמעותית למתן השירות המקצועי. 

  • שירות 'מאפשר', המעודד אוטונומיה בקרב היחידות המקצועיות – מנהלת התחום מקפידה שבמפגשי התכנון עם היחידות המקצועיות יחידת התכנון תציע את שירותיה, אך בו-זמנית יינתן ליחידות המקצועיות החופש לבצע פעולות באופן עצמאי. ישנה חשיבות רבה למתן האפשרות למנהלים המקצועיים להגדיר מה חשוב להם וליחידות בראשן הם עומדים, בכדי לעודד אותם להיות שותפים פעילים ומעורבים בתהליכי התכנון. 

  • מתן ערך באמצעות קישור בין התוכנית האסטרטגית ותוכנית העבודה – הממונה על זרוע העבודה, מר מרדכי אלישע, הוביל ביחד עם יחידת התכנון ועם כלל ההנהלה מהלך של הגדרת החזון והייעוד של הזרוע. מכאן, נוסחו שש מטרות אסטרטגיות עיקריות לפעילות הזרוע בשנים הקרובות. לקיחת חלק משמעותי בגיבוש מטרות אלו סייעה ביצירת קשר הדוק בין פעילות הליבה של הזרוע לתוכנית האסטרטגית ותוכניות העבודה. כל אלה ענו על צורך של עובדים ומנהלים רבים – להרגיש שעבודת התכנון אינה מנותקת מהיום-יום, ושהיא חלק ממהלך ארוך-טווח ומשמעותי יותר.  

מה הופך צוות למצטיין?

  • יצירת ערך מותאם ללקוח – מתוך הבנה שפתרון שאפקטיבי עבור יחידה אחת לא בהכרח מתאים ליחידה אחרת, מושקעת הרבה עבודה באיתור ליבת העבודה והגדרת משימות המשקפות אותה בתוכנית העבודה של כל יחידה. עבודה זו יכולה לכלול ביצוע מחקר מעמיק על פעילותה המרכזית של יחידה מקצועית ופריטתה לכדי יעדים ומשימות קונקרטיות, או סיוע בתהליך של הבדלה בין עיקר לטפל. ההשקעה במציאת פתרונות בעלי ערך המותאמים ליחידות המקצועיות מסייעת לרתום את המנהלים והעובדים לתוכנית העבודה – תהליך שבהקשר אחר היה יכול להיתפס כבירוקרטי ומעיק.

  • פיתוח כלי עבודה מסייעים – במטרה להקל על תהליך כתיבת תוכניות העבודה של מנהלי היחידות המקצועיות, יחידת התכנון יצרה כלי עבודה נוחים וממוקדים המפחיתים את הבירוקרטיה ומתמקדים בליבת העיסוק. לדוגמה, פותח גאנט עבודה למנהלים, הפורט את אבני הדרך המרכזיות בתהליך התכנון והבקרה ואת מועדי התיאום והדיווח ההכרחיים, ללא משימות שוליות.

  • נאמני התכנון כפונקציות מרכזיות בהנעת תהליך התכנון – כנציגים ואנשי הקשר של יחידת התכנון מול היחידות, נאמני התכנון מהווים חלק חיוני להצלחת פעילות היחידה. יכולת נאמני התכנון לרתום את היחידה שלהם לעבודה ברמה גבוהה היא מאד משמעותית, מתוקף היותם עובדים של אותה יחידה. לפיכך, יחידת התכנון דואגת לבסס את חשיבותם של נאמני התכנון במספר אופנים:

    • פורום נאמני תכנון – מתבצע אחת לרבעון וכולל תכני העשרה בנושאים מתודולוגיים, ו/או עיסוק בתוכנית העבודה עצמה. כמו כן, מעת לעת מתבצע תרגול מתודולוגי ונערכת התייחסות לסוגיות להן היחידה רוצה לתת דגש; לדוגמה, דיווח אינפורמטיבי על חסמים בעת ביצוע בקרה על משימות. יתרה מכך, במסגרת פורום זה מוקדש זמן גם לקבלת משוב מהנאמנים, וללמידת עמיתים; הנאמנים יכולים להעלות שאלות ודילמות, לשתף בחוויות ולקיים התייעצויות. הדבר מסייע בעידוד תחושת השותפות למטרה, ומגביר את מקצועיותם של נאמני התכנון. 

    • הוקרת מובילי התכנון – חשוב להכיר בתפקיד נאמני התכנון כשגרירים של תחום התכנון ושפתו. אי לכך, יש להשקיע בהם ולהעניק להם ערך מוסף. למשל, ביום הצגת תוכנית העבודה האחרון, היחידה הוקירה את נאמני התכנון ואת עבודתם, מול ההנהלה המורחבת ומנהליהם. הוקרה זו חיונית לרתימת מובילי התכנון לתהליך התכנון והבקרה, דבר שבתורו משפיע באופן ישיר על המידה בה הם רותמים את יחידתם. 

  • חדשנות בכנס תוכנית העבודה – במטרה ליצור עניין ושיח העוסק בתהליך התכנון,  מנהלי היחידות המקצועיות הציגו בכנס תוכנית העבודה האחרון שנערך את תוכניות העבודה שלהם בפורמט של פאנלים. צורת הצגה זו עוררה עניין ושיקפה את עקרונות העבודה ההדדית והשיתוף בין היחידות; עקרונות שמאד חשובים להנהלת זרוע העבודה. דבר נוסף שנעשה במטרה לעודד את "חדוות התכנון" הוא תחרות המשימה החדשנית, במסגרתה כל יחידה מקצועית התבקשה להציג את המשימה החדשנית ביותר, והמשתתפים בכנס עברו בין המשימות ובחרו במנצח. 

  • ניתוח מבוסס נתונים – יחידת התכנון יושבת בתוך אגף בכיר אסטרטגיה של הזרוע, כאשר יחידות אחרות באגף פועלות גם הן מול היחידות השונות בביצוע מחקרים וניתוחי שוק שונים, המסייעים ביצירת ערך מוסף ליחידות המקצועיות השונות מולם יחידת התכנון פועלת. כך, ניתוחים אלו יכולים לכלול השוואה בין היעדים שהוצבו לבין הביצועים בפועל ותחקור מעמיק של הפערים; זאת במטרה לפתח חשיבה מוכוונת שיפור ביחידות השונות.

איך מנהלים תהליכים אחרת?