arrowNext_2x.png
arrowPrev_2x.png
quoteYellow_2x.png

התקציב הוא כלי להשגת המטרות. לפיכך, הוא צריך לשקף את מטרות ויעדי המשרד. יש לתכנן, לפחות חלק ממנו, בצורה גמישה ככל שניתן, על מנת לענות על צרכים שמתעוררים לאורך הדרך לשם השגת אותם יעדים ומטרות

officesLogos_0220_.png

סיון ינקוביץ

מנהלת אגף בכיר תקציבים

משרד החקלאות

משך עיסוק בתחום

19 שנים

תחום

תקציבים

%D7%A2%D7%A0%D7%AA%20%D7%A8%D7%A4%D7%90%

ענת רפאלי-פלד

מנהלת תחום תקציבים

הצוות שלנו

%D7%A2%D7%A0%D7%AA%20%D7%A8%D7%A4%D7%90%

ענת רפאלי-פלד

מנהלת תחום תקציבים

quoteDark_2x_edited.png

מה אומרים עלינו?

יחידה מאוד מקצועית, עם יכולת ביצוע גבוהה ורצון להעניק שירות איכותי ומהיר

גאים במיוחד ב...

quoteDark_2x_edited.png

כך שעובדים ומנהלים בארגון פונים אלינו בכל סוגיה תקציבית, ולעיתים קרובות גם בסוגיות שאינן נוגעות לתקציב באופן ישיר. פניות אלו משקפות את הערך המוסף שאותם פונים חשים שיקבלו בפנייתם אל יחידת התקציבים

מענה מהיר – חשוב לספק מענה מהיר, תוך מספר ימים בודדים. 

ביסוס קשר ויחסי אמון עם שומרי הסף במשרד (חשב, יועץ משפטי) – הדבר מאפשר לקדם ולייעל תהליכים, ומאפשר לכלל היחידות לעשות עבודה טובה יותר, יחד ולחוד.

להכיר את גבולות הגזרה שלך – חשוב להבין מה בסמכותם של אחרים, ולתת כבוד לבעלי אחריות אחרים במשרד. עם זאת, חשוב להבין מתי בסמכותך לקבל החלטה ולהתערב; כדי לא להוות חסם. כמו כן, חשוב להציף דברים כלפי מעלה או באופן רוחבי כשצריך, כדי לקדם תהליכים.

צמצום תקנות – ככל שמצמצמים תקנות תקציביות הדבר מאפשר גמישות במהלך השנה, וכך 'לחסוך' הליכים בירוקרטיים. 

עבודה בצמוד למנכ"ל – חשוב לעבוד בשיתוף פעולה ובצמוד למנכ"ל, משום שתיעדוף דרישות תקציביות נוספות ו/או חריגות נתון לשיקולו. 

1

2

3

4

5

טיפים של מצטיינים

  • תפיסת שירות הממוקדת בצמצום חסמים וקידום תהליכים – עובדי האגף רואים את עצמם ככתובת להתייעצות מקצועית וכעזר לפתרון חסמים; מתוך תפיסה כי תפקידם הוא לשרת, ולא להוות גורם מעכב. למשל, פניות מהיחידות המקצועיות אשר קידומן תלוי בתשובה שנותנת היחידה מקבלות תיעדוף על פני אחרות.

  • זמינות גבוהה ושמירה על "דלת פתוחה" – תמיד ניתן להתייעץ עם עובדי היחידה; הן במשרדם והן בדוא"ל ובטלפון הנייד. התפיסה היא שאם ישנה פניוּת – מטפלים בבקשות באותו הרגע. גישה כזו מצמצמת את המרחק התפיסתי בין הלקוחות למחלקה ומגבירה את תחושת השותפות למטרה.

  • קשר בין-אישי – חברי הצוות מאד אוהבים את מה שהם עושים ומכבדים את האנשים מולם הם עובדים ולהם הם מספקים שירות. דבר זה בא לידי ביטוי במערכת יחסים טובה ובממשקי עבודה טובים, עם הגורמים מולם האגף עובד באופן תדיר, מתוך הבנה שהם שותפים מלאים. עם גורמים אלה נמנים גורמים פנים-משרדיים כמו יחידת התכנון באגף הכספים, הלקוחות (היחידות המקצועיות) וגורמים חוץ-משרדיים כמו אגף התקציבים באוצר. 

  • היכרות מעמיקה עם פעילות היחידות המקצועיות – הבנה עמוקה של הדרישות התקציביות המתקבלות מהיחידות המקצועיות מאפשרת לשקף את צרכיהן ולשים דגש על הדברים החשובים ביותר בעת תיעדוף הבקשות התקציביות מול המנכ"ל.

  • קידום מטרות המשרד – עובדי יחידת התקציבים הם גם הזרוע הביצועית של המנכ"ל בבואו לתכנן ולהוציא לפועל את תוכנית העבודה לשם השגת מטרות ויעדי המשרד, וגם נותני שירות ללקוחות הפנים. כדי להצטיין בשני הצדדים הללו, עליהם לכבד את הלקוחות וללמוד מהם, להבין היטב את הצרכים שלהם, ולהתמקצע בניהול התקציב מבחינת המושגים, המערכות הממוחשבות, הבנת הממשקים והתהליכים, והבנת היכולות והמגבלות בעבודה עם גורמי מטה (בעיקר משרד האוצר). הבנת הצרכים לעומקם מחד, והבנת האפשרויות הקיימות מאידך, מהווים תנאי למיצוי מקסימלי של משאב התקציב לטובת קידום מטרות ויעדי המשרד.

מה הופך שירות למצוין?

  • תכלול פניות "במקום אחד" – למרות שתמיד אפשר להתייעץ עם עובדי היחידה בעל-פה, הם מבקשים לקבל פניות בכתב ובצורה מסודרת, כדי שיוכלו לטפל בהן באופן מקצועי ומקיף. בנוסף, חשוב לתעד את כל הפניות כך שמשימות לא יתפספסו. לכן, גם כאשר פונים לחברי הצוות באמצעות הוואטסאפ, הם שולחים לעצמם את ההודעה בדוא"ל כדי לשמור על סדר וארגון. יתרה מכך, כלל הפניות מאורגנות ומסודרות בתיקיות, כדי שיהיה ברור מה טופל ומה דורש טיפול.

  • קישור בין התקציב לתוכנית העבודה – כחלק מתהליך איסוף הנתונים לקראת בניית התקציב, נשלח ליחידות המקצועיות קובץ אקסל הכולל נתונים היסטוריים, כאשר כל שורה תקציבית מקושרת למספר משימה במערכת התמ"ר. הדבר נעשה מתוך תפיסה לפיה תקציב המשרד נועד לשרת את תוכנית העבודה המשרדית. בהתאם לכך, אישור התקציב מגיע בעקבות אישור תוכנית העבודה. 

  • מציאת פתרונות חלופיים – כאשר נתקלים בסיטואציה הדורשת מתן תשובה שלילית, יש להשתדל לספק פתרונות חלופיים ישימים ויצירתיים. המאמץ הנוסף מביא לתחושת שותפות, דבר המגביר את שביעות הרצון של מקבל השירות. במידה וחייבים לענות בשלילה, על הסירוב להיות מלווה בהסבר מנומק היטב המשקף רציונאל. הסבר כזה עשוי להפחית התנגדויות ומסייע ליצירת שותפות.

איך מנהלים תהליכים אחרת?